Project Abesim

Abesim is een gevestigde waarde binnen het domein ‘Bodemsaneringsdeskundige’ en grondonderzoeken.
Voor Abesim bouwde Somko een oplossing waarmee men de verkoopsprocessen, de projecten, de facturatie, klantentevredenheid en tijdsregistratie kan opvolgen.

Testimonial

Als groeiend studiebureau met voornaamste pijlers bodemonderzoek en bouwexpertise was de doelstelling van het project het zoeken naar een software pakket welke in staat was de groei van Abesim en zijn zusterbedrijven mee te ondersteunen.
De groei van het bedrijf naar in totaal 20 personen maakte dat er nood was aan verdere structurering en een doorgedreven opvolging van taken, projecten en gepresteerde uren. Er werd vroeger gewerkt met een op maat gemaakte acces database om de contacten en projecten op te slaan, maar deze was verouderd en niet gebruiksvriendelijk. Daarnaast dienden vele gegevens alsnog bijgehouden worden in excel bestanden, wat dubbel werk inhield.

Er werd gezocht naar software die dan ook deze acces kon vervangen, de excels met offertes en bestellingen kon integreren, die ervoor kon zorgen dat de bestaande contacten optimaal konden bijgehouden worden en opgevolgd. Daarnaast diende deze zich voor te focussen op projectmanagement: openstaande taken, tijdsregistratie (voor opvolging duur projecten + maximale facturatie), werkplanning,…en met al deze gegevens de indicatoren optimaliseren: zowel voor offertes, projecten, management… Voor het keuzeproces werden 7 pakketten beoordeeld op basis van werking, pluspunten, minpunten, prijs en timing voor installatie ervan. Een vergelijkingsmatrix werd opgemaakt waarin alle pakketten punten kregen op basis van de inhoud (dekt het de gevraagde zaken, integratie met de server, …), praktisch (lokaal/citrix – flexibel), link met de abesim-mentaliteit en financieel (vaste kost, kost per jaar, opleidingskost).

Van de 7 pakketten kwam ODOO duidelijk als beste naar voor wegens een sterk inhoudelijk voordeel en praktische werkwijze. Het is een zeer uitgebreid systeem met vele modules, ook voor iets kleins kan een module gezocht worden en kan deze gratis of met zeer beperkte kost gebruikt worden. Het is een zeer intuïtief pakket en er zijn geen beperkingen qua aantal users of openstaande vensters. Dit heeft het sterke voordeel dat alle medewerkers het ook constant kunnen gebruiken, waardoor het zo ontwikkeld kan worden dat het een manier van werken moet worden, geen verplicht middel. Verschillende talen zijn mogelijk wat bij ons zeer belangrijk was gezien de Nederlandstalige, Franstalige en Engelstalige medewerkers voor de 3 verschillende firma’s. Een dashboard met indicatoren kan op maat gemaakt worden met tabellen, grafieken, figuren waardoor de collega’s dagelijks een overzicht van de voor hun belangrijke items kunnen zien. Alle excel draaitabellen zijn aanwezig in de software om evaluaties te maken.

Bij de opstart van het proces werd een eerste analyse van alle processen gemaakt door Somko, wat voor beide partijen grote inzichten verwierf in de manier van werken en de bestaande processen. Dankzij Somko is de implementatie is vlot verlopen, waarbij ik vanuit Abesim constant de nodige bijsturingen en optimalisaties gevraagd heb. Het werken met ODOO bracht ideeën met zich mee welke ook onmiddellijk uitgewerkt werden en zo de werking voor de collega’s vergemakkelijkte en de dataverwerking – welke zeer uitgebreid kan – mogelijk maakte om maandelijks een resem aan indicatoren te bekomen. De implementatie verlangt een intense opvolging om het pakket volledig naar de firma te vormen, maar eens die er is, heb je zin om nog meer modules te installeren en te proberen. Een aanrader!

Stijn Vandeburie, Senior Project Manager